Sicherer E-Mail-Verkehr

Wir legen großen Wert auf eine Kommunikation, die den Schutz der personenbezogenen Daten und das Anwaltsgeheimnis in den Vordergrund stellt. Unverschlüsselte E-Mails können von Unbefugten nicht nur u.U. mitgelesen, sondern auch manipuliert werden. Sie entsprechen von der Vertraulichkeit her der Postkarte, deren Inhalt für jedermann lesbar ist, der die Postkarte in Händen hält. 

 

Entscheiden Sie selbst, ob Ihre Nachricht und die mit der Nachricht zu übersendenden Anhänge vertraulich bleiben sollen, oder ob es sich um keine relevanten, geheimhaltungsbedürftigen Informationen handelt, die in einer offenen E-Mail übermittelt werden können.

 

Wenn Sie uns eine unverschlüsselte Nachricht zukommen lassen wollen, nutzen Sie die folgende E-Mail-Adresse:

 

info@tappmeier.de

 

Wenn Sie uns eine vertrauliche, verschlüsselte Nachricht zukommen lassen wollen, nutzen Sie unser sicheres

 

E-Mail-Portal.

 

Ihre Nachricht erreicht uns dann verschlüsselt und kann so von Unbefugten nicht mitgelesen oder verändert werden. 

 

Sofern Sie noch nicht bei unserem E-Mail-Portal registriert sind, registrieren Sie sich einmalig. Ihre Nachricht richten Sie im E-Mail-Portal an

 

info@tappmeier.de

 

oder direkt an die E-Mail-Adresse Ihres jeweiligen Ansprechpartners bei uns.

 

Dateianhänge können Sie im E-Mail-Portal ebenfalls hochladen. Wir bevorzugen das pdf-Dateiformat für den Datenaustausch.

 

Wir selbst versenden E-Mails, die personenbezogene Daten oder sonstige geheimhaltungsbedürftige Informationen beinhalten, schon zur Wahrung des Datenschutzes und des Anwaltsgeheimnisses nur verschlüsselt

 

Wir verfügen über mehrere Optionen, den E-Mail-Austausch rechtskonform zu verschlüsseln (S/MIME, PGP, E-Mail-Gateway). Wenn Sie hierzu Fragen haben, sprechen Sie uns an. 

 

Nutzungshinweise zum E-Mail-Portal

Verschlüsselter E-Mail-Verkehr

Um den E-Mail-Verkehr mit der notwendigen Sicherheit durchführen zu können, senden wir in der Regel an unsere Mandanten verschlüsselte E-Mails. Nur so ist sichergestellt, dass vertrauliche Nachrichten auch vertraulich bleiben und Sie sicher sein können, dass die Nachricht wirklich von uns stammt und nicht geändert wurde. Jeder E-Mai-Nachricht ist immer unser öffentliches S/MIME-Zertifikat beigefügt. Das S/MIME-Zertfiikat bestätigt Ihnen auch bei unverschlüsselten E-Mails, dass die Nachricht wirklich vom angegebenen Verfasser aus unserer Kanzlei stammt, und dass die E-Mail unterwegs nicht von Unbefugten geändert wurde.

 

Bitte  beachten Sie: unseren E-Mails mit der Domain-Endung .tappmeier.de ist immer ein gültiges, öffentliches S/MIME-Zertifikat des jeweiligen Verfassers aus unserer Kanzlei beigefügt. Das S/MIME-Zertifikat ist wie ein öffentlicher Personalausweis unserer Mitarbeiter. Misstrauen Sie deshalb Nachrichten, die vorgeben, von einer unserer E-Mail-Adressen zu stammen, bei denen aber dieses Zertifikat fehlt. In Zweifelsfällen rufen Sie uns an. 

 

Mit dem öffentlichen  Zertifikat können Sie, sofern Sie ebenfalls über ein S/MIME-Zertifikat verfügen, Ihre E-Mails an uns verschlüsseln. Der Weg über das E-Mail-Portal ist in diesen Fällen nicht mehr notwendig. 

 

Gleiches gilt, wenn Sie als E-Mail-Verschlüsselung PGP verwenden. Auch unsere Mitarbeiter verfügen über eigene PGP-Zertifikate.

 

Anmeldung am E-Mail-Portal

Zu unserem E-Mail-Portal gelangen Sie über diesen Link.

 

Sofern Sie bei unserem E-Mail-Portal noch nicht registriert sind, registrieren Sie sich einmalig. Sind Sie bereits registriert, melden Sie sich mit Ihrem Benutzernamen (= Ihre E-Mai-Adresse) und Ihrem Passwort an. Ihr Passwort wird im E-Mail-Portal verschlüsselt gespeichert und ist für uns nicht lesbar.  

 

Sollten Sie das Passwort vergessen, müssen Sie es zurücksetzen. Sie erhalten dann eine Mail (allerdings nicht automatisch, weil wir zunächst eine Prüfung vornehmen) mit einem neuen, vom E-Mail-Portal automatisch vergebenen Interimspasswort, das Sie bei erneuter Anmeldung beim E-Mail-Portal wieder ändern müssen. Wir empfehlen die Nutzung eines Passwortmanagers.

 

Über das E-Mail-Portal können Sie nicht nur verschlüsselte E-Mails von uns empfangen, sondern uns ebenfalls Nachrichten und Unterlagen auf sicherem Weg verschlüsselt übermitteln.

 

Der Vorteil dieses Systems besteht darin, dass die Mails über das E-Mail-Portal den Empfänger auf einem sicheren Weg erreichen. Der Empfänger benötigt nur ein internetfähiges Endgerät, um die Nachricht in seinem Browserfenster öffnen zu können. Die Nachricht und die Anhänge können heruntergeladen und im eigenen Mail-Client abgespeichert werden. 

 

Herunterladen der Mail und Anhänge

Sie können die E-Mail sowie die Anhänge über Ihren Browser herunterladen, wie andere Dateien aus dem Internet auch. 

 

Sofern Sie Microsoft Outlook für Ihre E-Mails verwenden, laden Sie die E-Mail im Outlook (msg-) Format herunter. Wenn Sie die E-Mail in Ihrem Outlook-Posteingang speichern wollen, benötigen Sie hierzu unterhalb des Outlook-Hauptordners "Posteingang" einen Unterordner. Sofern noch kein passender Unterordner existiert, legen Sie einen Unterordner an (Ordner --> Neuer Ordner). Vergeben Sie einen Namen für den Unterordner. Danach können Sie die heruntergeladene Mail in diesen Ordner verschieben. Von dort ist es auch möglich, die E-Mail in den Hauptordner "Posteingang" zu verschieben.

 

Wenn Sie die E-Mail als pdf-Datei herunterladen wollen, liegt sie in diesem Format zur weiteren Verwendung vor.

 

Für andere E-Mail-Programme wählen Sie das Format "E-Mail".

 

Verfassen von verschlüsselten Mails mit und ohne Anhänge

Über das E-Mail-Portal können Sie an uns verschlüsselte E-Mails verfassen, einen oder mehrere Anhänge hinzufügen und versenden. In der Regel können Sie die E-Mails direkt im E-Mail-Portal erfassen. Sofern das Erstellen von E-Mails mehr Zeit in Anspruch nimmt, z.B. wegen der Länge, oder weil Sie sich den Text noch überlegen müssen, sollten Sie die Möglichkeit prüfen, die Mail vorab in einem anderen Editor (Word, Ihr E-Mail-Programm) in Ruhe zu erfassen. Sie können den fertigen Text danach in die  Zwischenablage kopieren, sich am E-Mail-Portal anmelden und den Text aus der Zwischenablage in die E-Mail einfügen. Unser E-Mail-Portal ist so eingestellt, dass es sich nach einer bestimmten Zeit, in der es keine Nutzung durch den User feststellt, automatisch schließt. Dies dient Ihrer Sicherheit, kann aber bei der Abfassung einer längeren Mail im E-Mail-Portal zu der unerwünschten Nebenwirkung führen, dass die noch nicht versandte Mail nicht gespeichert wird.

 

Verwendung von Verschlüsselungszertifikaten

Sofern Sie ein gültiges Zertifikat für die E-Mail-Verschlüsselung besitzen (S/MIME oder PGP), wird dies von unserem System erkannt, sobald wir eine Nachricht mit Ihrem öffentlichen Zertifikat von Ihnen erhalten. E-Mails werden dann automatisch mit Ihrem öffentlichen Zertifikat verschlüsselt und erreichen Sie dann direkt in Ihrem E-Mail-Client, so dass Sie die Mails nicht über das Gateway abholen oder versenden müssen. Auch diese E-Mails sind nach dem aktuellen Sicherheitsstandard verschlüsselt.